Dicas de como otimizar o tempo no trabalho

Acorde mais cedo

Enquanto muitas pessoas estão dormindo, pessoas que buscam sucesso no trabalho já estão de pé e resolvendo um monte de coisas.

Priorizar o que fazer primeiro

Analise sua lista e defina a prioridade de cada tarefa do dia.  

Coloque-as em ordem e, ao lado de cada uma, quanto tempo vai gastar.

Evidentemente é uma estimativa que dará muito certo.

• Trabalhe com prioridades;

• Identifique na sua lista de tarefas o que é importante e o que é urgente;

• Considere importantes as coisas que te ajudam a atingir objetivos e resultados esperados, dê prioridade para as que possuem prazo limite próximo.

Mas lembre-se que nem sempre o que é urgente contribuirá mais com os resultados esperados, e nem sempre o que contribui com os resultados é urgente.

Nesse ponto a satisfação de terminar tarefas importantes trará sensações positivas de produtividade, que ajudarão a continuar com as tarefas seguintes.

Separe as coisas

Quando for para o trabalho tire da cabeça todas as preocupações possível e, principalmente as que envolvem assuntos relacionados a sua família e, em segundo lugar, problemas financeiros.

Ir trabalhar com a cabeça em outro lugar não irá resolver nada.

Se for necessário, peça ajuda ou um tempo para resolver os assuntos pessoais.

Estipule tarefas

Principalmente se você exerce cargos e posições de chefia, absorver tarefas que não dizem respeito à sua posição parece algo normal. Mas não deve ser.

Delegar tarefas para a equipes é bastante importante para manter o fluxo de trabalho.

Confie em quem trabalha com você e passe atividades para as pessoas mais capacitadas no momento para realizá-las.

Assim, você garante mais tempo para suas reais atribuições e também demonstrará confiança nos colegas.

Organize seus recursos e seu espaço

Além de dar uma péssima impressão, uma mesa bagunçada não tem como otimizar o tempo no trabalho.

Pelo contrário: o tempo que você gasta procurando papéis e relatórios seria muito melhor aproveitado gastando alguns minutinhos, toda manhã e ao sair do trabalho, para dar uma organizada na mesa.

O mesmo vale para seu computador. Organize tudo em pastas com nomes adequados.

A organização da sua mesa e do seu computador reflete a sua organização interior.

Mantenha o foco

Desconectar-se do que não é necessário é muito bom para promover uma imersão no trabalho e garantir que seus esforços serão gastos com tarefas que contribuirão para os seus resultados.

Entretanto isso é resultado de muito autoconhecimento, é importante ter tempo para verificar informações na internet e nas redes sociais, mas o tempo investido neste momentos tem que ser planejados para não interferir na produtividade.

Então fique distante das distrações, elas podem ser as principais razões entre você e os resultados da empresa.

Atitudes como as listadas abaixo podem fazer a diferença no final do seu dia:

• Deixar redes sociais de lado;

• desligar o celular;

• avisar as pessoas da sua indisponibilidade.

Ações que te desconectem do mundo externo são ótimas opções para garantir o foco nas atividades que precisam ser feitas e proporcionam melhor desempenho em busca dos seus objetivos.

Use a tecnologia a favor do seu trabalho

A tecnologia é uma excelente aliada para quem busca agilizar o tempo no trabalho.

Mas fique ciente, é preciso saber usá-la a favor de otimizar seu tempo e trabalho.

Não procrastine

Realize as atividades na velocidade em que elas devem ser feitas e não as postergue. Colocar em prática o jargão “não deixe para amanhã o que pode fazer hoje” pode ser uma ótima estratégia. Quanto mais atividades saírem da sua pauta, menos atividades você terá pela frente. Parece óbvio, mas aplicar isso de fato traz grandes resultados.

Pense primeiro, só depois leia ou escreva

Boa parte de nosso tempo de trabalho é gasto lendo ou escrevendo coisas, sejam e-mails, relatórios, apresentações ou até mesmo um planejamento estratégico.

Uma excelente maneira de como otimizar seu tempo é, antes de começar a devorar e-mails ou responder WhatsApp é pensar cuidadosamente porque você precisa ler ou escrever determinadas coisas.

Dependendo do grau de importância, você pode dar menos atenção a algumas leituras e escritas e se dedicar com mais afinco às demais. E caso você saiba que terá que reler um relatório ou outro documento no futuro novamente, trate de usar um marca texto para grifar o que é relevante, para ler apenas isso quando fizer a releitura.

Cuidado com as distrações

Fique longe das distrações durante o período de trabalho, como por exemplo o celular, notificações, redes sociais, sites de notícias, conversas fora de hora, e até músicas, se isso se desconcentrar. Tudo o que você gosta mas possa te distrair nesse momento devem ser evitados.

Além disso, vale focar totalmente na ação que está sendo feita, como por exemplo escrever um texto, fazer uma ligação, corrigir um texto, montar um cronograma, seja o que for, mas foque totalmente na tarefa, nem que você tenha que ir para um ambiente isolado no momento. Isso ajudará você a se concentrar e otimizar tempo de trabalho.

Trabalhe com metas

Você sabe a diferença entre objetivo e meta? Objetivo é o que você deseja, o que você está almejando. Meta também é o que você quer, mas com prazo definido para conseguir. Portanto, tenha em mente seus objetivos, mas coloque prazos para que eles se concretizem e transformem-se em metas.

Observe sua rotina

Muitas das coisas que fazemos são comportamentos inconscientes e que podem estar tomando uma boa parte do nosso tempo, sem percebermos. Comece a se observar durante o dia e a anotar a sua rotina. A observação ajuda a identificar quais comportamentos podem estar tomando mais tempo do que deveriam. E, tendo consciência deles, eliminá-los será bem mais fácil.