Plano de Ação

Você sente dificuldades para organizar suas atividades? Não tem noção do número de tarefas que você tem para serem realizadas? Não sabe quais são mais urgentes? Chega pela manhã para trabalhar e não possui um planejamento de trabalho e um cronograma de ações? Alcançar grandes resultados para a empresa, ascender na carreira, realizar metas e objetivos com efetividade, com certeza, são elementos desejados por todo profissional que busca sucesso, ou seja ter um Plano de Trabalho.

Para conseguir tudo isso, no entanto, é necessário planejar todos os passos, ter um cronograma de ações e ter disciplina para cumpri-los. Nesta perspectiva, elaborar um bom Plano de Ação é uma das melhores formas de separar as etapas de elaboração da execução, obtendo um estudo mais detalhado de todas as atividades necessárias para atingir um determinado objetivo.

O que é um Plano de Ação

Começando pelo começo, um Plano de Ação(também conhecido por Plano de Atividades ou ainda Plano de Trabalho) é uma das ferramentas mais simples e eficientes para o planejamento e acompanhamento de atividades. Ele pode ser utilizado para garantir que nenhuma tarefa seja deixada para trás, desde simples atas de reuniões até tarefas mais complexas, como um projeto pequeno.

De forma resumida, podemos dizer que um Plano de Ação é um documento utilizado para fazer um planejamento de trabalho necessário para atingimento de um resultado desejado ou na resolução de problemas.

Esse documento geralmente é criado no formato de uma planilha (eletrônica ou mesmo de papel), contendo informações como objetivos, ações e responsáveis com suas respectivas datas de entregas. Você pode criar um Plano de Ação simples, com poucos campos para monitoramento e controle ou um plano de ação mais robusto.

Em geral, um bom plano de atividades, deve contemplar os seguintes itens:

Objetivo geral a ser alcançando com o plano de ações;
Lista de ações e atividades a serem executadas;
Data de início e fim previsto para cada ação ou atividade;
Orçamento alocado para cada ação ou atividade;
Responsável pela execução de cada ação;
Objetivos de cada ação ou atividade a ser executada;
Riscos previstos na execução e o seus respectivos planos de contingência.

Ou seja, no Plano de Trabalho devem estar consolidadas todas as informações sobre o objetivo a ser buscado, detalhando para isto todas as atividades necessárias para concretizá-lo, quanto aos recursos físicos, monetários e humanos necessários. Essa ferramenta permite que todas as decisões sejam tomadas antes mesmo de serem colocadas em prática, garantindo uma maior taxa de acerto e possibilitando a correção prévia de eventuais problemas. Dessa forma, é muito indicada para alcançar soluções a curto prazo, mas nada impede de ser utilizada também em outras circunstâncias.

O plano de ação pode ser utilizado por profissionais que querem atingir alguma meta em suas carreiras ou por empresas que precisam investir em soluções mais complexas. Ele possibilita que o executor siga uma sequência de tarefas mais claras e lógicas previamente delimitadas, o que leva à concretização dos objetivos de forma mais rápida e prática. A sua efetividade é explicada principalmente porque considera as condições internas e externas ao indivíduo ou à companhia para montar estratégias adequadas a serem desempenhadas em determinado período de tempo.

A importância de definir um Plano de Trabalho

Se você não quer ficar correndo de um lado para outro, feito barata tonta, sem saber o que fazer e muito menos o que priorizar em meio a tantas tarefas e atividades, parabéns, você acaba de descobrir a importância de utilizar Planos de Ações, ou seja, ter um cronograma de ações em sua empresa.

Por ser uma ferramenta de uso simples, trazendo bastante objetividade para a execução das atividades, os Planos de Ação são extremamente utilizados em áreas de gestão diversas, como por exemplo: Gestão de Projetos, Gestão de Riscos, Gestão Orçamentária, Elaboração de Planos de Negócio, Elaboração do Planejamento Estratégico, entre inúmeros outros usos.

E pode acreditar, esta tão simples metodologia ajuda muito na execução e sobretudo no controle das tarefas da sua empresa, o que pode significar uma tremenda economia de tempo e recursos. Também permite deixar de lado dúvidas e discussões em relação a execução dos planos e ganhando em seu lugar muito mais produtividade.

Isso porque tudo fica muito mais claro e a atribuição de atividades de cada colaborador será imediatamente beneficiada. Ou seja: os envolvidos em um projeto específico saberão exatamente o que fazer, quando, onde, de que forma, etc. E o resultado, além da economia de que já falamos, é a criação de uma Cultura Organizacional de colaboração, gerando a sinergia que pode ser um importante diferencial estratégico para qualquer negócio.

Vale lembrar que a elaboração de um Plano de Atividades exige do executor uma boa coleta e análise de dados, de forma a projetar o futuro levando em consideração fatores básicos que devem ser respeitados por quem o executará. Assim, fica muito mais fácil propor soluções a sua empresa, com um Plano de Ações claro e bem definido.

Na prática: como criar um Plano de Ação em 5 passos

Como todo processo de planejamento e acompanhamento, o Plano de Ação também deve ser elaborado, desenvolvido e encerrado. Basicamente, podemos dividir o ciclo de vida dos Planos de Ações em 5 momentos:

Iniciação
Planejamento
Execução
Monitoramento
Encerramento

Vamos entender um pouco mais sobre cada um desses momentos.

Iniciação

Se pudéssemos elencar um único ponto como o mais importante em um Plano de Ações seria: seu objetivo.

Para que possamos definir todo o restante e principalmente saber se o Plano de Ação foi bem sucedido ou não, é fundamental saber o que se espera dele.

Mas para ser bem elaborado, o Planejamento de trabalho exige também um bom conhecimento de seu executor, permitindo que ele não somente organize o projeto com mais eficiência como também identifique eventuais problemas que possam prejudicar o andamento das atividades. Além disso, esse conhecimento permite definir adequadamente os prazos e custos necessários para executar as ações que levem à concretização dos objetivos.

Planejamento

Uma vez que definimos com clareza o objetivo com o Plano de Ação, o planejamento é a etapa que dará base a toda sua estruturação. É aqui que deverão ser definidas as principais atividades e respectivos recursos para executá-las.

Dessa forma, nesta etapa, o executor tem como tarefas elaborar um cronograma, determinar a participação dos profissionais e os custos necessários. Além disso, também é preciso elaborar Planos de Ação secundários de acordo com as exigências para realização das atividades delimitadas, como, por exemplo, risco, qualidade, recursos humanos, entre outros.

Execução

Esta é a fase em que as ações planejadas no Plano de Atividades serão colocadas em prática. Para cada uma delas, deverá ser atribuído o consumo de orçamento previamente calculado, assim como dos recursos humanos e físicos. O executor deve analisar a execução de cada uma das atividades porque é nesta etapa que ficarão evidentes os eventuais erros e desvios que poderão prejudicar o andamento do plano.

Monitoramento

É fundamental também desenvolver estratégias para acompanhar a evolução geral do seu plano de ação, bem como definir no cronograma os períodos em que fará essa análise.

Quando identificado algum problema, deve-se listá-lo, identificar as suas causas e atribuir uma solução adequada para resolvê-lo. Se necessário, não hesite em ajustar alguma etapa de seu projeto para garantir a sua eficácia.

Encerramento

Muitas vezes negligenciada, é na fase de encerramento que o Plano de ação deve ser revisto e transferir as informações para um documento que o permita fazer o acompanhamento adequado. Se houver mais envolvidos na execução do projeto, deverão receber uma cópia com suas respectivas atividades e outras informações relevantes adequadamente listadas. Esta fase é importante para retroalimentar os próximos processos de criação de Planos de Ações com os aprendizados adquiridos.

Espero que tenham gostado.

Até breve!